З 1 вересня 2021 року оформлюємо документи підприємства по-новому
Причиною цьому став новий стандарт ДСТУ 4163:2020, який встановлює:
- склад реквізитів документів;
- вимоги до змісту та місця розташування реквізитів у документах;
- вимоги до бланків та оформлення документів;
- вимоги до виготовлення документів.
Норми нового стандарту поширюються на такі документи:
- організаційні (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо);
- розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження);
- інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо).
Розглянемо нюанси оформлення саме обов’язкових реквізитів (їх є сім):
Найменування юридичної особи
Його друкують великими літерами. При цьому допустимо використовувати напівжирний прямий шрифт. Найменування юридичної особи – автора документа – має відповідати повному найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про юридичну особу.
Нижче повного найменування (окремим рядком у центрі) розміщують скорочене найменування юридичної особи, якщо його офіційно зафіксовано у положенні (статуті). Скорочене найменування зазначають у дужках або без них. Нижче обов’язкового найменування юридичної особи або структурного підрозділу розміщують такі довідкові дані: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, рахунків у банку, адресу електронної пошти, адресу офіційного вебсайту тощо.
Назва виду документа (не зазначають на листах)
Це, наприклад, наказ, рішення, протокол, довідка. У п. 5.9 Стандарту зазначається, що назва виду документу, який складає підприємство, має відповідати назві, зафіксованій у переліку уніфікованих форм документів, запроваджених в юридичній особі.
Дата документа
На документі можуть бути зафіксовані різні дати: підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або складення. Дату можна зазначити цифрами або словами (число, місяць). У разі оформлення дати цифровим способом її елементи зазначають арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності:
1. день місяця,
2. місяць,
3. рік.
У цьому разі день місяця і місяць проставляють двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапку наприкінці не ставлять.
Коли зазначається реквізит «Дата документа», відступ від межі лівого поля не робиться.
Реєстраційний індекс документа складається з:
- порядкового номера цього документа в межах групи документів, що реєструють,
- індексу, що застосовують в юридичній особі, зокрема індексом за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ.
Складові частини реєстраційного індексу відокремлюють одна від одної правобічною похилою рискою. Наприклад:
123/01-10
321/01/01-10
3. 01-10/456
Заголовок до тексту документа
Має містити стислий виклад основного смислового аспекту змісту документа, також повинен мати ряд особливостей:
- має бути коротким;
- граматично узгодженим із назвою документа;
- точно передавати зміст тексту;
- відповідати на запитання «про що?», «чого?», «кого?».
Наприклад, “Наказ (про що?) про надання відпустки”, “Протокол (чого?) засідання атестаційної комісії”, “Посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста”.
Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів, зокрема «Заголовок до тексту документа» – 73 мм (28 друкованих знаків). Якщо заголовок документа перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого поля. Відступ від межі лівого поля для цього реквізиту не роблять і крапку в кінці заголовка не ставлять.
Текст документа
Має містити інформацію, заради фіксування якої його було створено, і стосується того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту документа.
Текст документів на аркушах паперу рекомендовано друкувати:
- формату А4 через 1-1,5 міжрядкових інтервали,
- а формату А5 – через 1 міжрядковий інтервал.
Підпис
Для електронних документів – електронний підпис або електронна печатка в разі відсутності електронного підпису. Підпис розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків. Він має містити:
- найменування посади особи, яка підписує документ (у повній формі, якщо документ надрукований не на бланку, у скороченій – на документі, надрукованому на бланку),
- особистий підпис (крім електронних документів), власне ім’я і прізвище.
Якщо документ підписують кілька посадових осіб однієї юридичної особи, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості цих осіб. Нариклад:
Директор Особистий підпис Іван ІВАНОВИЧ
І насамкінець слід сказати про вимоги до бланків документів.
Для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів потрібно використовувати аркуші паперу формату А4 (210 мм × 297 мм) та А5 (210 мм × 148 мм). Допустимо використовувати бланки формату АЗ (297 мм × 420 мм) для оформлення документів у вигляді таблиць.
Бланки документів повинні мати такі поля у міліметрах:
- 30 – ліве;
- 10 – праве;
- 20 – верхнє та нижнє.
А також не дозволено підкреслювати або відокремлювати реквізити бланка рискою.