Електронний документообіг - сьогодення чи “колись пізніше”

Сьогоднішні реалії все більше спонукають нас переходити на електронний документообіг. Так, дистанційна робота, переведення бізнесу в online, робочі відеозустрічі - все це потребує швидкої комунікації та обміну документами. Саме зараз питання як ніколи актуальне.

Відразу хочемо зазначити, що просто відправка  документів електронною поштою не є електронним документообігом. Тому алгоритм “роздрукував - відсканував - відправив” до цього терміну не має жодного відношення. Щоб мати юридичну силу, документи повинні бути завірені. Електронні документи, як і паперові, підписуються, тільки це відбувається не ручкою і печаткою, а електронно-цифровим підписом (ЕЦП).

Електронний документообіг дає можливість обмінюватись документами не виходячи з дому.

 

✓ економія часу на підписання документів на папері та відвідування пошти;

 

✓ економія фінансових ресурсів на папір, конверти, поштові марки, кур'єрські послуги, тощо;

 

✓ економія людино-годин;

 

✓ документи структуровані та зберігаються в надійному місці, а не в нескінченних папках і шафах.

Переваги

е-документообігу:

З чого ж почати, щоб запровадити електронний документообіг в компанії?

Зараз на ринку існує кілька сервісів, які виконують відповідні функції. Це так звані CRM системи, ось найбільш популярні:

1. Вчасно. Чи не найпопулярніший в Україні у відповідній ніші. Характеризується доволі широким колом функціональних можливостей (в тому числі, коментування документів). Проте, використання здійснюється на платній основі.

2. Paperless. Сервіс для обміну офіційною документацією виключно між партнерами (приватні підприємці та юрособи). Тобто, подати звіт до контролюючого органу через нього ви не зможете. До речі, ми в роботі обрали саме цей ресурс і наш бухгалтер задоволена! Варто згадати, що з переваг даного сервісу є те, що він безкоштовний.

 

3. MEDoc. Найбільше підійде тим, хто відправляє значну кількість документів платникам ПДВ (майже у всіх платників ПДВ вже встановлена така програма). Таким чином, більшості клієнтів нічого не потрібно буде додатково робити. Із мінусів - потребує додаткового встановлення програмного забезпечення і є більш складним у використанні порівняно з двома попередніми варіантами.

Міфи про електронний документообіг:

1. ЕЦП - це щось незаконне і використовується для махінацій...

Використання ЕЦП врегульовано на законодавчому рівні. Електронний цифровий підпис прирівняно до звичайного рукописного підпису. Їхня юридична сила однакова.

 

2. “Вишліть нам оригінал договору!”

Документ, підписаний ЕЦП і є оригіналом. Просто… в електронній формі. Роздруковувати підписані ЕЦП документ не потрібно. Тим паче, підписувати традиційним способом. Законодавство не вимагає зберігання електронних документів у друкованому вигляді. Але ви, звичайно, можете це зробити, для перестраховки.

3. “А що ми покажемо інспекторам з податкової?!”

У відповідь на запит будь-якого державного органу ви можете надіслати їм електронний документ. Згідно чинного законодавства, і державна фіскальна служба, і будь-які інші державні органи не мають підстав вимагати паперові документи у тих випадках, коли електронні документи було підписано з використанням електронно-цифрового підпису (ЕЦП) від акредитованих центрів сертифікації ключів (АЦСК). Юридична сила електронного документу не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму (ст. 8 ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг»).

Чи переходити на е-документообіг і яку платформу обрати - вирішувати вам.

 

Можемо лише порекомендувати вивчити особливості кожної з них і обрати найбільш оптимальний варіант. Для цього поставте собі такі питання: які основні вимоги до системи документообігу, які важливі саме для вашого бізнесу? яке завдання ви хочете вирішити? чи зручна програма у використанні? чи інтегрується вона з іншими CRM системами? не забудьте також про контрагента, поцікавтесь, а раптом він уже її використовує, це спростить вам інформування про перехід на е-документообіг і ще раз підтвердить, що ви на правильному шляху. чи вимагатиме платформа якоїсь технічної підтримки? чи платна, в кінці кінців, експлуатація такої платформи?

P.S.: якщо потрібно внести зміни до договорів з контрагентами у зв’язку з переходом на

е-документообіг, звертайтеся, допоможемо.

Якщо ви прогресивні, маєте бажання бути сучасними і зберігати навколишнє середовище, то електронний документообіг вам потрібен!

Что говорят о нас

Рекомендую.

 

С CEO Olans - Светланой, познакомился в Силиконовой Долине. Компания помогла разработать весь необходимый пакет документов для работы. Юридические, бухгалтерские услуги, консультации. Работают быстро, оперативно, всегда на связи.

 

Если у вас есть желания начать свой IT бизнес (приложения, игры, услуги) - Olans Group поможет и организует весь необходимый юридический процесс.

Egor Komarov. 

Основатель/владелец Sugerbook

  • facebook-olans
  • instagram-olans
  • youtube-olans

+38 (096) 460 92 98,
+38 (063) 518 17 52

info@olans.com.ua 

ул. Обсерваторная, 21 а,

Киев, 04053, Украина

WE MAKE YOUR AMBITIONS WORK

Olans Group © 2015-2020 Размещение материалов сайта на сторонних ресурсах разрешено только при наличии прямой ссылки на материал.